En este artículo explicaremos los conceptos que le serán de ayuda para comprender la configuración básica de la plataforma Omnia.
1. Usuarios
El primer paso para la configuración de la plataforma es cargar los usuarios dentro del sistema. Los usuarios a cargar se dividen entre personal administrativo y personal médico que atenderá a los pacientes.
Cada usuario requiere información personal mínima para ser cargado: nombre, apellido, tipo y número de identificación y finalmente sexo biológico. Luego, en el caso de los profesionales, es necesario indicar título, especialidad y matrícula si corresponde. En la sección de permisos podrá darle acceso a la sección que requiera de la plataforma.
Es necesario que cada usuario tenga un mail donde recibirá un correo para elegir su contraseña de ingreso, que servirá luego de nombre de usuario para ingresar al sistema y es a donde recibirá las comunicaciones de la plataforma.
- Acá podés revisar cómo crear los usuarios.
2. Productos
La plataforma permite crear los productos que se ofrecen dentro de la institución. Los mismos pueden ser prestaciones (consulta, sesiones, estudios, etc), fármacos, gastos, insumos, hotelería, anestesia.
Las prestaciones incluyen las distintas atenciones que los pacientes pueden realizarse y que podrían requerir un turno para llevarse a cabo. Este es el tipo de producto básico para crear dentro de la organización.
Para instituciones más complejas que lo requieran, es posible encontrar las categorías adicionales:
- Fármacos comprenden los medicamentos que pueden requerirse como parte de la atención, que la institución le facture luego a un financiador específico o al paciente.
- Gastos: incluyen los adicionales que son tenidos en cuenta para facturar procedimientos más complejos como puede ser un estudio o cirugía. Por ejemplo, el derecho de práctica o de sala de procedimientos.
- Insumos: son los distintos materiales que puedan requerirse en procedimientos más complejos, como jeringas, ansa, etc.
- Hotelería: son los gastos asociados a la necesidad de un paciente de una cama u habitación para pasar la noche.
- Anestesia: productos de anestesia necesarios para procedimientos.
En los cinco casos anteriores, es posible definir la modalidad de facturación (si está incluido, es provisto o es necesario facturarse). A su vez, de estas categorías se desprende el concepto de anexo que nos será útil para la configuración de los convenios y listas de precios. Un anexo es un producto que se encuentra relacionado con una prestación de manera directa al llevarse a cabo. Por ejemplo, al momento de realizar un procedimiento en particular (una prestación) es posible que sea necesario facturar por ejemplo el derecho de la sala (un gasto), un fármaco utilizado para llevarlo a cabo y un material utilizado durante él mismo.
- Acá podés revisar cómo crear los productos.
3. Servicios
Este es uno de los conceptos más importantes del sistema. Una vez que están definidos las prestaciones (no productos, las prestaciones en particular) y los usuarios, es necesario indicar dentro del sistema qué usuarios realizan qué prestaciones. Esta organización de prestaciones y usuarios se realiza a través de los servicios.
El ejemplo más claro es dentro de una institución que tiene distintas especialidades, por ejemplo, Ginecología y Cardiología. Tendrán entonces cardiólogos que realicen consultas y ecodopplers por un lado, y ginecólogos que realicen consultas y ecografías por el otro. A su vez, cada una de las prestaciones realizadas tendrán una modalidad de atención, una duración, e instrucciones, entre otras cosas. Las prestaciones con su configuración específica son llamadas prácticas.
Una manera de organizarlos entonces es a través de dos servicios:
Servicio 1: Cardiología
- Profesionales: Cardiólogo 1, Cardiólogo 2
- Prácticas: Consulta (modalidad presencial o virtual, duración 20 minutos, sin instrucciones), Ecodoppler (modalidad presencial, duración 30 minutos, sin instrucciones).
Servicio 2: Ginecología
- Profesionales: Ginecólogo 1,Ginecólogo 2
- Prácticas: Consulta (modalidad presencial o virutal, duración 25 minutos, sin instrucciones), Ecografía (modalidad presencial, duración 20 minutos, ayuno requerido).
Las agendas se crean para un servicio en particular. Es por ello que es importante al pensar qué servicios se ajustan a la organización tener en cuenta algunas situaciones:
- Si los profesionales NO realizan todas las prácticas en un mismo horario (por ejemplo, se realizan consultas durante el día y estudios durante la tarde exclusivamente).
- Si NO todos los profesionales realizan las mismas prácticas
- Si dependiendo de la modalidad se diferencian horarios de atención (la modalidad presencial es unos días de la semana en particular y la virtual otros diferentes).
Estos son ejemplos de factores que podrían llevarnos a tener que crear más servicios.
- Acá podés revisar cómo crear los servicios.
4. Agendas
Según los servicios a los cuales se encuentra asignado, es posible crearle la agenda al usuario. Como mencionábamos antes, cada agenda es por servicio, por lo que cada uno puede tener horarios diferentes (o iguales si aplica el caso). Las agendas de manejan desde el perfil del usuario, en la sección agenda y podemos notar cuatro casos:
- Horarios habituales: son los horarios que se repiten semanalmente. Es posible agregarles una fecha a partir de la cual entran en vigencia para adelantarse a cualquier cambio de los horarios del profesional.
- Días especiales: sirven para abrir agendas para un servicio que son válidas para un día y horario en particular.
- Sobreturnos: cada profesional puede recibir una cantidad definida de sobreturnos máxima por hora y por día. Las configuraciones son por servicio.
- Ausencia: en el caso de ausentarse por una cantidad de tiempo (horas, días meses, etc), es posible definir una ausencia para un centro en particular.
- Acá podés revisar cómo cargar las agendas.
5. Listas de Precios Particulares
En el caso de una institución tenga la opción de que el paciente abone una atención de manera particular, debe indicarse cuál es el monto correspondiente en una lista de precios. Estos precios son organizados a través de periodos de precios que nos permiten luego tener identificados qué precios son válidos para una fecha de atención en particular. Para definir el precio dentro de la plataforma es necesario tener en cuenta un concepto en común tanto para las listas de precios como para los convenios con financiadores:
- Especificación: comprende el detalle del precio, IVA y condición de venta del producto. Se incluye cualquier documentación adicional que el paciente podría llegar a necesitar (orden, autorización). Cada especificación se diferencia a partir de las razones sociales a las cuales corresponde esa definición (es decir, quién lo factura, quién lo cobra y a quién se emite).
- Acá podés revisar cómo cargar las listas de precios.
6. Financiadores y Convenios
En caso de que la institución trabaje con financiadores, es necesario indicar en el sistema con qué financiadores y planes en particular se trabaja. Esto nos permitirá luego crear los convenios que la institución tiene con el financiador. Cada convenio estará organizado en períodos de precios de la misma manera que las listas de precios, y cada producto deberá tener asociado una especificación como mínimo para ser incluido.
- Acá podés revisar cómo cargar los financiadores.
- Acá podés revisar cómo cargar los convenios.
7. Contratos
En caso de utilizar el módulo de honorarios, la plataforma está preparada para que pueda indicarse cuál es el monto que percibe el profesional por cada prestación realizada. Esto se realiza cargando un contrato para cada profesional. Dentro de estos contratos se carga para las prestaciones realizadas cuál es el monto que percibe el profesional. Ese monto puede ser expresado en un valor absoluto o un porcentaje del valor de la prestación. En caso de que el profesional no cobre, sino que deba pagar un monto o cobre por un tercero, también es posible indicarlo. Se puede diferenciar según plan de financiador o lista de precios cuál es el monto que le corresponde. Para procedimientos complejos como una cirugía, es posible indicar el rol que ocupa el profesional y de manera acorde ingresar el monto correspondiente del honorario.
- Acá podés revisar cómo cargar los contratos.